HR/Info: personenbezogene Datenverteilung per SMS und eMail
Die Informationsverteilung HR/Info kann personenbezogene Daten mit Identifikation durch die Telefonnummer des Anrufenden per SMS oder eMail versenden. Es kann weitere Legitimationen (z.b. für Zugriffe über das Internet) verwalten.
Diese personenbezogenen Daten können Zeitinformationsdaten von INTARAP/IMS, SAP/HR, oder anderen Personalinformationssystemen sein. 1
Das Prinzip und die Verfahren von HR/Info sind beim Deutschen Patent und Markenamt zum Patent angemeldet.
HR/Info benötigt einen Zugriffsweg zu den zu übermittelnden Anwendungsdaten, z.B. Netzwerkzugriff auf ein LAN mit FTP. Die Schnittstelle zum Anwender besteht aus 1 bis 8 Mobiltelefonen. Diese sind über serielle Datenkabel an den HR/Info Server angeschlossen und versenden und empfangen die SMS-Nachrichten.
HR/Info übernimmt personenrelevante Daten aus dem Anwendungssystem. Auf Anforderung über eine Anruf oder SMS-Schnittstelle werden diese Informationen dann per Kurznachricht oder per eMail an die Nutzer verteilt. Da die Übertragung per Funk oder Internet erfolgt, sind die Anwender nicht ortsgebunden.
Folgende Komponenten werden mit der Standardkonfiguration HR/Info geliefert:
Das Kundensystem erstellt (z.b. per Reportgenerator oder per "ABAP") eine Datei, die auf den "Handyserver" heruntergeladen werden kann (z.B. per FTP). Die Erstellung dieser Schnittstellendatei und der Transport auf den HR/Info-Server erfolgt durch den Kunden.
Das Format wird nachfolgend beschrieben ("Aufbau der Schnittstellendatei:").
Bei Bedarf können diese Funktionen auch als Service vom HR/Info-Anbieter übernommen werden.
Die Schnittstellendatei enthält folgende Informationen:
Hierfür wird eine Zuordnung der Mobiltelefonnummer zur Personalnummer benötigt.
Hierfür wird eine Zuordnung der Mobiltelefonnummer zur Personalnummer benötigt, und -im Fall der Anrufschnittstelle- die Zuordnung von Mobiltelefonnummer zur eMailadresse
Folgende Zusatzfunktionen zu HR/Info sind geplant oder verfügbar:
Durch Aufruf einer bestimmten Internet/Intranet-Adresse wird in einem Formular die Personalnummer und eine Pin abgefragt, bevor die aktuelle Zeitinformation (ganze Seite) angezeigt wird.
Hierfür wird eine PIN pro Personalnummer für die Berechtigungsprüfung benötigt. Die Pin entstammt der Schnittstellendatei als Voreinstellung, kann aber durch den Mitarbeiter per SMS-in ein selbstgewähltes Kennwort geändert werden.
Analog zu INTARAP/Mobil wird entweder durch eine SMS oder durch einen Kurzanruf ein Zeiterfassungsvorgang ausgelöst:
Analog zu INTARAP/Mobil können wiederum Erfassungs-SMS eingesetzt werden wobei der Inhalt der SMS (siehe "per SMS aufrufbare Funktionen" ) die Funktion steuert.
Die Ausgestaltung der Datenerfassung hängt von der Art der vorhandenen Zeiterfassungshardware ab.
Durch Aufruf einer bestimmten Internet/Intranet-Adresse wird in einem Formular die Personalnummer und eine Pin abgefragt. Die WWW-Daten aus der Schnittstelle werden angezeigt. Das Formular enthält Felder zum eigenen Nachreichen der Zeitdaten Kommen oder Gehen.
Durch IBM Direct Talk NT werden die Zeitdaten per Sprachnachricht an den Anrufer übermittelt.
Voraussetzung ist:
Da HR/Info bereits die Zuordnung Telefonnummer zu Personalnummer betreibt, kann die Personalnummer gleich zur Versorgung von Direct Talk verwendet werden.
I | aktuelle Information anfordern |
I2 | 2. aktuelle Information Nummer 2 anforden (max 9) |
<numerisch> | es wird die Personalnummer und Pin erwartet Anmeldung der eigenen Mobilfunknummer zu einer Personalnummer. (siehe "Selbst-Anmeldung am System") |
A Pnr Pin | Analog zu nur Personalnummer und Pin erwartet (zum Telefonnummernwechsel) |
L | Abmelden einer Telefonnummer von einer Personalnummer (zum Telefonnummernwechsel) |
K | Kommen melden (nur mit Zusatzmodul Datenerfassung "ZusatzFunktion: Datenerfassung") |
G | Gehen melden (nur mit Zusatzmodul Datenerfassung) |
Diese hat das folgende Format:
Schlüsselzugriff (index) wird für die Begriffe Handynummer und Personalnummer benötigt. Es soll jeweils nur eine Handynummer einer Telenonnummer und umgekehrt zugeordnet werden können (uniquekey).
Für die weitere Verteilung der Daten per eMail und SMS gilt:
Die Übermittlung der Daten über die Funk-Schnittstelle per SMS ist besonders gut geschützt:
Für die Übermittlung der Daten über die Internet-Schnittstelle gilt der Sicherheitsstandard des Internets allgemein.
Weitere hinweise zum Datenschutz unter "Selbst-Anmeldung am System".
Die Anwenderdatei ist die Schnittstelle zum Anwendungssystem (z.B. SAP/HR). Sie soll regelmägig übertragen werden,z.B.täglich.
HR/Info prüft regelmäßig (z.B. alle 30 Minuten) ob in dem vorbestimmten Verzeichnis eine neue Version den Schnittstellendatei vorhanden ist. Wird eine neue Schnittstellendatei festgestellt und ist deren Übertragung auch abgeschlossen, so wird diese automatisch neu verarbeitet (eine SMS-DB daraus erstellt). Dadurch wird die Übernahme von Anwendungsdaten da von Anwendungsseite lediglich die Übertragung angestoßen werden muss (z.B. mit FTP PUT).
Ihr Inhalt wird von HR/Info in eine Datenbank mit Schlüssel Personalnummer gestellt (SMS-DB).
Ist eine Mobiltelefonnummer enthalten, wird diese in die Schlüssel-DB eingetragen (falls dort noch keine zu der Personalnummer vorhanden ist, und falls diese noch nicht in der Schlüssel-DB enthalten ist).
Ist eine PIN enthalten, wird diese in die Schlüssel-DB eingetragen falls dort noch keine vorhanden ist.
Wenn in der Schlüssel-Datenbank bereits solche Schlüssel vorhanden sind, geht das System davon aus, daß diese vom Endanwender selbst eingetragen wurden. Sie haben deßhalb Vorrang.
Der genaue Aufbau der Anwenderdatei wird weiter unten beschrieben ( "Aufbau der Schnittstellendatei:" ).
Die Informations-Anforderung erfolgt per Anruf oder per SMS an eine bestimmte Servicenummer, die der Mobilfunknummer eines oder mehrerer den angeschlossener Info-Handys entspricht.
Wird ein Anruf festgestellt oder eine SMS empfangen, wird in der Schlüssel-DB die Personalnummer gesucht und die Nutzdaten aus der SMS-DB per SMS dem anfordernden Mobilfunktelefon verschickt.
Steht in der empfangenen SMS eine eMail-Adresse wird anstelle eines SMS ein eMail an die angegebene Adresse verschickt, und die eMail-Adresse in der Schlüssel-DB zu der Mobilfunknummer vermerkt.
Eine eMail-Adresse wird dadurch festgestellt, wenn im empfangenen Tex ein Adresszeichen ('@') oder ersatzweise ein Stern ('*') enthalten ist.
Folgt auf auf das erste Wort (die eMail-Empfängeradresse) noch weiterer Text, wird dieser weitere Text als Betreff der zu sendenden eMail verwendet.
Die eMail-Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein SMTP-Server im Zugriff des HR/Info-Servers ist, der berechtigt ist eMails an die gewünschten Empfänger (im Intranet oder Internet) zu versenden.
Für jede versandte SMS wird der SMS-Zähler pro PNR in der Schlüssel-DB erhöht.
Falls sich das Tagesdatum (bzw.Monat) vom gespeicherten Datum der letzten SMS unterscheidet wird der entsprechende Zähler pro Personalnummer vorher gelöscht. Wenn das SMS-Limit (aus der Konfiguration) überschritten ist, wird beim ersten mal die Nachricht
maximale Anzahl SMS pro Monat oder Tag überschrittenverschickt, bei allen weiteren Anforderungen keine SMS mehr.
Falls das SMS-Limit (in der Konfiguration) auf Null steht werden überhaupt niemals SMS versandt (dann nur eMails).
Für die meißten Funktionen von HR/Info ist die Zuordnung der Mobiltelefonnummer zur einer Personalnummer nötig. Falls diese in den Anwendungsdaten vorhanden ist, kann sie direkt mitübermittelt und verwendet werden.
Zur Vermeidung von Verwaltungsaufwand auf Seite der Personalverwaltung kann die Anmeldung am HR/Info System auch durch eine Anmeldungs-SMS durch den Mitarbeiter selbst erfolgen.
Im der SMS muss enthalten sein: Personalnummer und die PIN
z.B.: "083847 270961"
Damit wird die sendende Mobiltelefonnummer für die angegebene
Personalnummer registriert (in die Schlüssel-DB eingetragen).
Aus Gründen des Datenschutzes ist diese Registrierung an folgende Vorausetzungen gebunden.
Wenn die Handynummer schon eingetragen ist, erfolgt KEINE neue Anmeldung, sondern nur eine Rück-SMS mit dem Text:
Sie sind bereits bei der Zeitinformation angemeldet. Zum Wechsel der Telefonnummer bitte erst mit "L" abmelden (unter der bisherigen Nummer).
Weitere Datenschutzmaßnahmen:
Willkommen bei HR/Info "<name>". Sollte das nicht Ihr Name sein, melden Sie sich bitte sofort mit einer SMS "L" wider ab.Dadurch hat der Anmelder sofort die Information, ob er auch die eigene Personalnummer aufgerufen hat, oder eine fremde.
Durch Empfang einer SMS mit Text "L" oder Anruf auf einer dieser Funktion zugeordneten Telefonnummer.
Funktion: die Handynummer wird aus der Schlüsseldatei gelöscht. Damit sind wieder neue Anmeldungen.
Als Antwort eine SMS mit der Inhalt "Sie sind abgemeldet".
mit SMS mit Inhalt "PIN <neue Pin>"
Funktion: in der Schlüsseldatei wird die neue PIN eingetragen. Eine selbstgewählte PIN bietet optimalen Schutz bei Zugriff über ein WWW-Interface.
Ihre Mobilfunknummer ist dem System nicht bekannt. Senden Sie als Anmeldung Ihre Personalnummer und Pin.Damit nicht beliebige Mobiltelefone solche Rückantworten häuffig abrufen können, wird die betreffende Nummer in die Schlüsseldatei eingetragen, mit PNR 00000000 und mit einem SMS-Zähler von 99999. Damit entfallen weitere Rückantworten. Die Pseudo-Personalnummer 00000000 wird in allen Funktionen, wo auf Vorhandensein/Nicht-Vorhandensein einer Zuordnung geprüft werden muß (z.B. wenn sich diese PNR wirklich anmeldet) wie nicht vorhanden gewertet. Wenn sich die Person mit dieser Mobilfunknummer wirklich anmeldet, wird der Sicherungssatz in der Schlüssel-DB (mit PNR 00000000) entfernt.
Sie enthält folgende Felder:
Personalnummer, Pin, HandyNr, Name, SMS-Text, eMailadresse , eMailtext
jeweils durch ein Trennzeichen "#" getrennt.
Die Zeilenenden im eMailtext sollten durch die Zeicherfolge
<br>eingestreut werden
Beispiel:
$$0232224#270959##RAAB ROSI#Gleitzeit: +11:30 Resturlaub 27.0 Tage#..#Der Text
$$vor jeder Personalnummer soll es ermöglichen nach einem Fehler im Langtext wieder auf den Anfang einer PNR zu synchronisieren.
Satzaufbau nach Feldern (pro Personalnummer):
Personalnummern werden durch HR/Info immer durch führende Nullen auf die maximale Länge von 10 Stellen aufgefüllt.
Es können auch mehrere Kurznachrichten, jeweils untereinander durch das Trennzeichen '%' getrennt übermittelt werden. (z.B. Folgesätze, oder andere Informationsarten) Die weiteren Kurznachrichten können durch unterschiedliche Anforderungs-SMS angefordert werden.
<BR>getrennt. Die erste Zeile des eMailtextes ist die "Betreff"-Zeile der eMail.
Folgende Hardware-Ausbauvarianten von HR/Info bestehen
Bei Nutzung der Anrufschnittstelle (die gewünschte Funktion z.B. Informationsanforderung wird durch kurz läutenlassen ausgelöst) kann die Empfangsnummer gerade belegt sein. Um dies zu vermeiden, können mehrere Empfangsnummern geschaltet werden. Eine (ggf. vorhandene) Telefonanlage kann so geschaltet werden daß eingehende Anrufe automatisch auf ein freies Telefon weitergeschaltet werden.