INTARAP/mobil - Mobile Zeiterfassung und Information


Inhalt

INTARAP/mobil - Mobile Zeiterfassung und Information

  • Vorteile
  • INTARAP/mobil Übersichtsbild (Datenfluss)
  • Benutzerschnittstelle für Mobilzeiterfassung und Information
  • Benutzerfunktionen per SMS (Kurznachricht)
  • K - Kommen (Arbeitsantritt) melden
  • G - Gehen (Arbeitsende oder Unterbrechung) melden
  • <leer> Default-Funktion der jeweiligen Empfangsnummer ausführen
  • K -nn Kommen melden vor nn Minuten
  • K - Kommen nachmelden mit Uhrzeit Stunde, Minute , Datum
  • P nn - Pause von nn Minuten melden
  • I - Aktuelle Information per SMS anfordern
  • I - Aktuelle Information per eMail anfordern
  • M - Eine Fehlzeit melden
  • B - BDE-Meldung: Start eines Projekts
  • H - kurze Hilfe per SMS anfordern, zu verschiedenen Themen
  • E - eine email an <mailadr> mit Text <text> senden
  • R - gefahrene Kilometer für Reisezeitberechnung melden
  • A - SelbstAnmeldung des Mobiltelefons für eine Personalnummer
  • T - Persönliches KennworT setzen
  • L - Abmelden oder Ummelden der Mobilerfassungsnummer
  • U - StatUsanzeige zu einer Personalnummer
  • Z - Zuordnung einer anderen Person zu einer Mobilerfassungsnummer.
  • S Selbstanmeldung eines Gastes als neue Personalnummer
  • Beschreibung der Anruf-Schnittstelle
  • Online-Transaktion für den INTARAP Sachbearbeiter
  • Sicherheit gegen Betrug
  • Hinweis zur Zeiterfassung am Arbeitsplatztelefon
  • Terminalnamen und Ortsangabe pro Erfassungsstelle
  • INTARAP/mobil - die Betriebskosten
  • Bei der Zeiterfassung
  • Bei der Informationsverteilung
  • INTARAP/mobil - Einsparpotential

  • INTARAP/mobil - Mobile Zeiterfassung und Information

    Die mobile Zeiterfassung und Information INTARAP/mobil ermöglicht es, mobil

    Mobil bedeutet:

    1. Mit einem Mobiltelefon (Handy) von einem beliebigen Platz auf der Welt, der von einem Mobilfunknetz abgedeckt ist, Informationen erhalten und Zeitdaten erfassen
      oder

    2. von einem beilebigen Platz auf der Welt, der über einen Telefonanschluss mit Rufnummernübertragung verfügt, Zeitdaten erfassen
      oder

    3. an einem beliebigen Platz auf der Welt, der über einem Internetanschluss verfügt, Zeitinformationen abrufen


    Vorteile

    INTARAP/mobil kann durch

    wertvolle Arbeitszeit einsparen helfen. Damit kann ein erheblicher wirtschaftlicher Vorteil erzielt werden (siehe auch "INTARAP/mobil - Einsparpotential").

    Darüber hinaus kann durch mehr Selbstverantwortlichkeit der Mitarbeiter eine Arbeitserleichterung für die Personalabteilung erzielt werden.

    Dies wird erreicht durch:


    INTARAP/mobil Übersichtsbild (Datenfluss)

    Abbildung 1. Datenflußschema

    INTARAP/mobil
    Die Informationen werden per Anruf- oder SMS-Schnittstelle angefordert und stets aktuell aus der Anwendung per Kurznachricht oder eMail an die Nutzer verteilt. Da die Übertragung per Funk oder Internet erfolgt, sind die Anwender nicht ortsgebunden.


    Benutzerschnittstelle für Mobilzeiterfassung und Information

    Die Benutzerschnittstelle beschreibt, welche Möglichkeiten dem einzelnen Nutzer mit seinem Telefon oder Mobiltelefon zur Verfügung stehen.

    An einem Mobiltelefon stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

    1. SMS-Funktionen
      durch eine SMS (Kurznachricht) steht der maximale Funktionsumfang zur Verfügung, da auch detailliertere Anforderungen übermittelt werden können.
    2. Erfassungsanruf (kurz läuten lassen auf einer vordefinierten Telefonnummer)
      hat den Vorteil, dass dem Mitarbeiter keine Kosten entstehen, Mit dem Erfassungsanruf können folgende Funktionen aufgerufen werden:
      I (Informationsanforderung)
      K,G (Zeitbuchungen)
      Weitere vordefinierte Funktionen, wie z.B. Erfassung für ein bestimmtes Projekt können zugeordnet werden

      Auf Wunsch kann die Buchung per Erfassungsruf per SMS quittiert werden.

    Bei einem Festnetz-Telefon mit Rufnummernübertragung stehen die Funktionen des Erfassungsanrufs zur Verfügung.

    (Im folgenden wird mit Mobil-Telefonnummer sowohl die Rufnummer eines Mobiltelefons in einem Funknetz als auch die eines Festnetzanschlusses bezeichnet.)


    Benutzerfunktionen per SMS (Kurznachricht)

    Durch eine SMS kann eine der im folgenden beschriebenen Funktionen aufgerufen werden.

    Hierfür können ein oder mehrere Erfassungsrufnummern (Mobilfunk oder Festnetz) eingerichtet werden. Pro Erfassungsrufnummer kann eine Funktion voreingestellt werden, wie z.B.: Kommen, Gehen, Informationsanforderung. Wird eine ganz leere SMS empfangen, dann entscheidet die Voreinstellung über die Funktion. Die Funktion einer leeren SMS entspricht der eines Erfassanrufs ("ein mal läuten lassen") wobei das System für SMS jederzeit empfangsbereit ist. Die Erfassrufnummer kann also niemals "besetzt" sein. Mit dem erfolgreichen Absenden der SMS bleibt der Erfasszeitpunkt durch das Funknetz gespeichert.
    Dabei handelt es sich um die Zeitbasis der SMS-Zentrale des jeweiligen Netzbetreibers des Senders. Diese Zeitbasis wird von den Netzbetreibern sehr genau gehalten. Da die SMS auch zwischengespeichert werden, übermittelt das Funknetz damit die genaue Zeit des Absendens, auch wenn (bei einem möglichen Serverausfall) einige Zeit zwischen Absenden und Empfangen der Erfassungemeldung liegen sollten (bis zu einigen Tagen).

    Durch den Inhalt der SMS können, wie im folgenden beschrieben, noch weitere Funktionen aufgerufen werden.

    K - Kommen (Arbeitsantritt) melden

    SMS-Inhalt: K

    G - Gehen (Arbeitsende oder Unterbrechung) melden

    SMS-Inhalt: G

    Hinweis: natürlich sind die Bezeichnungen "Kommen" und "Gehen" historisch zu sehen, da die Person ja nicht kommt, sondern ihren Arbeitsbeginn bzw. das Arbeitsende dokumentiert.

    <leer> Default-Funktion der jeweiligen Empfangsnummer ausführen

    SMS-Inhalt: <leer>

    Default-Funktion der jeweiligen Empfangsnummer ausführen (z.b. eine Erfassrufnummer für Kommen, Gehen, Infoanforderung)

    K -nn Kommen melden vor nn Minuten

    SMS-Inhalt: K -nn

    Damit kann etwas nachträglich der Arbeitsbeginn gemeldet werden, wenn er bereits vor einigen Minuten war.

    Alle Zeitmodifikationen in der SMS sind nur gültig und möglich, wenn entsprechende Terminaleinträge in der Terminaltabelle aufgenommen sind, siehe auch "Terminalnamen und Ortsangabe pro Erfassungsstelle" .

    Beispielaufruf: "K -5" "Ich habe vor 5 Minuten die Arbeit aufgenommen."

    K - Kommen nachmelden mit Uhrzeit Stunde, Minute , Datum

    SMS-Inhalt: K ssmm oder

    SMS-Inhalt: K ssmm ttmmjj(jj)

    Der Sachbearbeiter im INTARAP kann erkennen ob die Zeitbuch zur aktuellen Zeit oder wie stark davon abweichend eingebucht bzw. nachgereicht wurde.

    Beispielaufruf: "K 0759" "Ich bin um 07:59 Uhr gekommen".

    Beispielaufruf: "G 1615 270901" "Ich bin am 27.9.2001 um 16.15 Uhr gegangen".

    Beispielergebnis: Die Zeitbuchung wird zum angegebenen Zeitpunkt vorgenommen.

    Der Zeitsachbearbeiter kann an der Buchung noch sehen, ob die Zeit vom Erfassungszeitpunkt oder aus der Zeitangabe stammt.

    Die Zeitangaben sind bei 'G' wie 'K' gleichbedeutend möglich.

    P nn - Pause von nn Minuten melden

    SMS-Inhalt: P nn

    Pause von nn Minuten melden (Gehen vor nn Minuten und Kommen)

    Beispielaufruf: "P 10"

    Beispielergebnis: Keine Quittung per SMS, es wird ein Kommen zur aktuellen Zeit und ein Gehen vor 10 Minuten eingebucht (also eine Abstempelung von 10 Minuten).

    I - Aktuelle Information per SMS anfordern

    SMS-Inhalt: I <auswahl>

    Aktuelle Information per SMS anfordern über Salden und Stempelungen
    kann sein eine Kombination von:

    1: aktueller Stand aller Salden (zum jetzigen Zeitpunkt)
    2: Fehlerkennzeichen, der Text: "noch Fehler" wenn Daten fehlen
    3: die letzten Zeitbuchungen
    4: die letzten fehlenden Zeitbuchungen
    5: Namer, PNR und Kostenstelle/Abteilung
    Wird keine Auswahl angegeben (also auch bei einem Erfassungsanruf) werden die Funktionen 1 und 3 übermittelt (also die aktuellen Zeitsalden und die letzten Zeitbuchungen).

    Beispielaufruf: "I 123"

    Beispielergebnis (ein SMS):

     
    
    INTARAP.INFO: GLEITZEIT= -12:15 UEB-BEZ= 3:00 RESTURLAUB= -1.0
    FR20.KRANKHEIT
    DO19. 08:01 -17:59
    MI18. 10:15K-17:48
          17:59 -*****
    

    Beispielaufruf: "I 3"

    Beispielergebnis (ein SMS):

     
    
    INTARAP.INFO:
     FR20.KRANKHEIT
     DO19.08:01 -17:59
     MI18.10:15K-17:48
          17:59 -*****
     DI17. 5:59K- 7:45K
           8:00K-16:16K
          16:30K-18:59K
     MO16. 6:00A-14:00A DO12. 5
    
    Unter Ausnutzung der maximalen Kurznachrichtlänge (160 Zeichen) Werden die letzten Zeitpaare angezeigt. Fehlende Zeitbuchungen sind als "**" erkennbar.

    I - Aktuelle Information per eMail anfordern

    SMS-Inhalt: I <mailadr>

    Eine Saldeninformation anfordern, per email an <mailadr> Eine eMailadresse wird daran erkannt, ob das Adresszeichen (oder alternativ dazu ein Stern) enthalten ist.

    Beispielaufruf: "I Alfons.Meier*web.de"

    Beispielergebnis: Es erfolgt keine Rückantwort per SMS, eine Zeitabrechnung wird als eMail an den angegebenen Empfänger versandt.
    (Übersicht der letzten ca. 2 Wochen)

    M - Eine Fehlzeit melden

    SMS-Inhalt: M <fehlzeitschluessel> <datum>

    Eine Fehlzeit <fehlzeitschluessel> melden für heute oder zum Datum <datum>

    Fehlzeitschlüssel kann der in INTARAP bekannte "Funktionscode" sein, oder aber die ersten Zeichen des Kurztextes (z.B. KRANK).

    Beispielaufruf: "M 104 2004"

    Beispielergebnis:

     
    
    URLAUB       GEMELDET  AM 20.04.2001
    

    2 Beispielaufruf: "M KRAN"

    Beispielergebnis (falls 12.5.2001 das heutige Datum wäre):

     
    
    KRANKHEIT    GEMELDET  AM 12.05.2001
    

    B - BDE-Meldung: Start eines Projekts

    SMS-Inhalt: B <bdeinfo>

    Bewirkt den Start des Projekts <bdeinfo>, die erste BDE-Meldung am Tag wirkt gleichzeitig als Kommen. Alle Projekte wirken wie Anwesenheitszeiten.
    Die Summen der Zeiten in den einzelnen Projekten können pro Zeitraum ausgewertet werden.

    Beispielaufruf: "B 12"

    Beispielergebnis: Keine Rückantwort per SMS, zur aktuellen Uhrzeit wird das Projekt "12" begonnen.

    Vorausetzung für diese Funktion ist, daß die INTARAP Funktion für Betriebsdatenerfassung installiert ist.

    H - kurze Hilfe per SMS anfordern, zu verschiedenen Themen

    SMS-Inhalt: H <thema>

    Kurze Hilfe per SMS anfordern, evtl.verschiedene Texte <thema>. Nur "H" ohne Themenangabe zeigt verfügbare Hilfethemen an.

    E - eine email an <mailadr> mit Text <text> senden

    SMS-Inhalt: E <mailadr> <text>

    eine email an <mailadr> mit Text <text> senden Die Empfängeradresse kann einen Stern anstelle des Adresszeichens enthalten.

    Beispielaufruf: "E MEIER*INTARAP.DE DRINGEND ERSATZTEILE BESCHAFFEN"

    Beispielergebnis: Keine Rückantwort per SMS, der Text wird als eMail an den angegebenen Empfänger versandt.

    R - gefahrene Kilometer für Reisezeitberechnung melden

    SMS-Inhalt: R <kilometer>

    gefahrene Kilometer für Reisezeitberechnung melden

    Beispielaufruf: "R 217"

    Beispielergebnis:

     
    
      217   REISEKILOMETER REGISTRIERT AM 20.04.2001
    
    Die Reisekilometer können in der Schnittstelle zum Lohn/Gehaltsprogramm in verschiedene Lohnarten umgewandelt werden. Im INTARAP können die Reisekilometer zur Berechnung von Zeitgutschriften für die Reisezeit herangezogen werden.

    A - SelbstAnmeldung des Mobiltelefons für eine Personalnummer

    SMS-Inhalt: A <pnr> <pin>

    Anmelden des Mobiltelefons für Personalnummer <pnr>. Damit Start der Zeitdatenerfassung von diesem Telefon. Diese Funktion muss zentral und für die PNR freigeschaltet sein.

    Alle An- und Abmeldungen einer Mobilfunknummer zu einer Personalnummer werden vom System mitprotokolliert, so dass nachvollzogen werden kann, welche Mobiltelefone zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten einer Personalnummer hatten.

    Es darf der Personalnummer noch keine Mobil-Telefonnummer zugeordnet sein. Die momentane Mobil-Telefonnummer darf auch noch keiner anderen Personalnummer zugeordnet sein.

    Optional kann eine PIN zur Kontrolle der Selbstanmeldung vergeben sein. Einer bereits zugeordneten Personalnummer kann erst dann eine neue Mobilrufnummer zugewiesen werden, wenn die bisherige Nummer wieder abgemeldet wurde.

    Beispielaufruf: "A 00000001"

    Beispielergebnis:

     
    
    DIETL ALBERT, WILLKOMMEN BEI INTARAP/MOBIL BEI TEST-FIRMA WENN NAME
    NICHT STIMMT,SOFORT ABMELDEN! MIT L
    
    Zur Kontrolle (ob die richtige PNR eingegeben wurde) erscheint der Name. Fehlerhafte Anmeldungen können sofort mit "L" rückgängig gemacht werden

    Beispielaufruf: "A 0232323"

    Beispielergebnis:

     
    
    SIE SIND BEREITS BEI INTARAP/MOBIL TEST-FIRMA ANGEMELDET UNTER DEM
    NAMEN MEIER JOSEF PNR 0232323.
    

    T - Persönliches KennworT setzen

    SMS-Inhalt: T <kennwort>

    Mit dieser Funktion kann jeder Teilnehmer der Mobilerfassung sein persönliches Kennwort setzen. Das persönliche Kennwort dient zur Identifikation verschiedener persönlicher Dienste. Die maximale Länge des Kennworts ist 8 Zeichen. Die Voreinstellung des Kennworts kann, je nach Installation die Ausweisnummer oder das Geburtsdatum (ttmmjj) sein.

    Beispielaufruf: "T sesam"

    Beispielergebnis:

     
    
    IHR PERSOENLICHES KENNWORT IST JETZT "SESAM"
    

    L - Abmelden oder Ummelden der Mobilerfassungsnummer

    SMS-Inhalt: L

    Danach kann eine neue Mobil-Telefonnummer mit "A" angemeldet werden. Nach einer solchen Abmeldung ist die Wiederanmeldung mit "A" auch dann möglich, wenn keine allgemeine oder individuelle Berechtigung zum selbständigen Anmelden vorliegt. Damit kann jeder seine Mobilerfassungsnummer selbst ändern.

    Beispielaufruf: L

    Beispielergebnis:

     
    
    SIE SIND ABGEMELDET VON INTARAP/MOBIL TEST-INTARAP. WIEDERANMELDUNG
    MIT: A 0232323
    

    U - StatUsanzeige zu einer Personalnummer

    SMS-Inhalt: U <pnr> Diese Funktion kann nur ein Systemverwalter ausführen.

    Damit kann ein Berechtigter den momentaten Status einer anderen Personalnummer abfragen.

    Es wird zurückgemeldet

    Die Verfügbarkeit dieser Anzeige bzw. auch einzelner Anzeigedaten kann durch verschiedene Datenschutzeinstellungen eingeschränkt sein.

    Beispielaufruf: "U 0123450"

    Beispielergebnis:

     
    
    DIETL ALBERT ANWESEND SEIT 06:59
    AZ:12  ( 0:00 - 24:00) ZULETZT:AIR1 (K) Mobil angemeldet
    

    noch ein Beispielergebnis:

     
    
    MEIER JOSEPH URLAUB BIS 27.04.2001
    AZ:8   ( 6:00 - 14:00) ZULETZT:8804 (G) Tor1
    

    Z - Zuordnung einer anderen Person zu einer Mobilerfassungsnummer.

    SMS-Inhalt: Z <pnr> <telefonnr> <V> <berechtigungen>

    Diese Funktion kann nur ein Systemverwalter ausführen.

    Dieser kann damit andere Personen an der Mobilzeiterfassung und Informationsverteilung teilnehmen lassen, und deren Berechtigungen festlegen.

    Diese Funktion ermöglicht es, die Verwaltung des Intarap/mobil-Systems zum großen Teil über die SMS-Funktion (ohne Bildschirmdialog) zu führen.

    Die bestehende Mobil-Telefonnnummer wird ggf. überschrieben Ein <V> (angehängtes "V") erzeugt neue Systemverwalter. Ein nicht angehängtes "V" löscht das Kennzeichen Systemverwalter.
    Die Berechtigungen werden durch einer Folge von 0 oder 1 (1=berechtigt) bestimmt. Die Bedeutingen sind in Reihe:

    1.Darf Saldeninformation aufrufen
    2.Darf Zeiten erfassen
    3.Darf sich selbst mit "A" bei der Mobilerfassung anmelden
    4.Darf Fehlzeitenmeldungen absetzen
    5.Darf Pausenfunktion benutzen
    6.Darf Reisezeiten melden
    7.Benutzerverwendung
    Wird keine Berechtigung angegeben sind alle Dienste erlaubt.

    Die neue Telefonnummer darf nicht schon vergeben sein. Der Name der geänderten Personalnummer wird zurückgegeben.

    Die Telefonnummer darf maximal 14-stellig sein, inclusive der Landeskennung (z.B. "+49"). Beginnt die Nummer mit einer "0" wird die Landeskennung "+49" (Deutschland) angenommen.

    Bei der Telefonnummer darf es sich um eine beliebige Rufnummer mit Rufnummernübertragung aus den Mobilfunknetzen oder dem Festnetz handeln. Bei den Festnetzen stehen nur die voreingestellten Anruffunktionen zur Verfügung, da diese keine Kurznachrichten versenden können.

    Beispielaufruf: "Z 0123450 01791234567 V "

    Beispielergebnis:

     
    
    MEIER HANS (0123450) ALS +491791234567  ANGEMELDET ALS SYSTEMVERWALTER
    BISHERIGE MOBILNUMMER +491711234566  UEBERSCHRIEBEN
    

    Beispielaufruf: "Z 0232323 01791111117 "

    Beispielergebnis:

     
    
    MEIER EMIL (0232323) ALS +491791111117  ANGEMELDET
    

    S Selbstanmeldung eines Gastes als neue Personalnummer

    SMS-Inhalt: S Name , Geschlecht, Abteilungsname, Zeitprofilnr, Tarifgebiet

    Diese Funktion muss pro Installation freigeschaltet und eingerichtet sein. Sie erlaubt es einer beliebigen Mobilfunknummer, die am System noch nicht registriert ist, ihre Daten unter einem Namen zu erfassen. (also z.b. Externe Mitarbeiter aber auch völlig betriebsfremde)

    Damit können sich beliebige Besitzer eines Mobiltelefons zur Zeiterfassung am angeschlossenen INTARAP/mobil anmelden.

    Der vierte Parameter Zeitprofilnummer entspricht der INTARAP Ablaufgruppe. Falls die entsprechenden Nummern im INTARAP noch verfügbar sind, schlagen wir eine Konvention für die Numerierung der Ablaufgruppe vor: Es sollte die Wochensollzeit in Stunden als Ablaufgruppennummer sichtbar sein.
    Z.B. 400 = 40 Stundenwoche, 385 = 38.5 Stundenwoche. 999 für eine Ablaufgruppe mit Sollzeit Null (dann wären alle erfassten Stunden sofort als Gleitzeitsaldo sichtbar).

    Alle Angaben nach dem Namen sind optional.

    Beispielaufruf: S GRAF SABINE,W,IT-JP,38,1

    Beispielaufruf: S DIETL ALBERT

    Beispielergebnis:

     
    
    WILLKOMMEN BEI INTARAP/MOBIL ALS GAST:GRAF SABINE. SIE ERHIELTEN DIE PNR
     9874632
    


    Beschreibung der Anruf-Schnittstelle

    Durch Anruf einer Kommen- oder Gehen-Servicenummer, kurzes Läutenlassen und Auflegen wird eine Funktion wie Kommen, Gehen, Informationsanforderung, ähnlich wie bei einer SMS ohne Text, ausgelöst.

    Die Anruf-Schnittstelle kann eine Mobilfunknummer, aber auch eine ISDN-Nummer im Festnetz sein.

    Im Gegensatz zur SMS-Schnittstelle wird bei Datenerfassung über die Anruf-Schnittstelle die aktuelle Uhrzeit aus der Zeitbasis des INTARAP/mobil-Servers entnommen. Dieser Server kann mit einer Funk-Zeitbasis (Funk-/GPS-Uhr) ausgerüstet werden.

    Die gebührenfreie Anruf-Schnittstelle setzt voraus, dass der INTARAP/mobil-Server, der die zugeordneten Nebenstellen oder Mobilfunkgeräte überwacht, auch verfügbar ist. Die SMS-Schnittstelle dagegen erlaubt (sogar längere) Systemunterbrechungen.

    Im Falle eines Systemausfalls muss die Nebenstelle bzw. das Mobilfunkgerät sofort inaktiviert, oder auf einen zweiten INTARAP/mobil-Server umgeschaltet werden. So erkennt ein etwaiger Anrufer, dass Erfass-Anrufe dann nicht möglich sind.

    Über einen Aufruf der Informations-Funktion (I) kann im Zweifelsfall festgestellt werden, ob ein Erfassungsanruf erfolgreich war.


    Online-Transaktion für den INTARAP Sachbearbeiter

    Durch die SMS-Anmeldungsfunktionen ("A" und "Z") kann das Erfasssystem auch ohne Sachbearbeitereingriff (nur per Kurznachrichten) gesteuert werden. Für die komfortablere Bedienung im INTARAP Online steht die folgende Transaktion zur Verfügung.

    Sie erlaubt:

    1. Eingabe und Löschung der pro PNR zugeordneten Telefonnummern

    2. Vergabe von verschiedenen Berechtigungen

    3. Suche der Personalnummer zu einer bestimmten Telefonnummer

    4. Navigation im Personal-Datenbestand. Es kann jeweils die nächste/vorhergehende Person nach den folgenden Schlüsseln aufgesucht werden:
      • Name
      • Personalnummer
      • Kostenstelle (Stamm, Leistende)
      • Mobilerfassungsnummer (Telefonnr)
      • Sachbearbeiter/Kostenstelle

    INTARAP/N VERWALTEN DATEN FUER MOBIL-ERFASSUNG 20.04.2001 NAECHSTE PNR IM INDEX KST BEI 2345 PERSONALNUMMER ==> 0000001 (LEER=SUCHEN NACH MOBIL) KST: 2345 NAME: DIETL ALBERT BISHERIGE FUNKRUFNR : +491711234567 NEUE FUNKRUFNUMMER ===> KENNZEICHEN: DARF SALDEN ABFRAGEN ==> 1 (1 VERSENDET AUCH SMS) DARF ZEIT ERFASSEN ==> 1 (1 AKZEPTIERT K/G PER SMS) SELBSTANMELDUNG ==> 1 (1 = PNR DARF SICH SELBST PER SMS DARF FEHLZEITEN MELD.==> 1 (0/1) DARF PAUSEN BUCHEN ==> 1 (0/1) DARF REISE BUCHEN ==> 1 (1 FUER KILOMETERMELDUNG) RESERVEMERKMAL 8 ==> 1 (0/1) SYSTEMVERWALTER (!!) ==> 1 (1 = DARF ANDERE ZORDNEN) VERZWEIGEN ZU ==> (AUSWAHLBUCHSTABE) PF1=HILFE PF5=PERSONALSTAMM PF7/8/9=BLAETTERN IN KST PF2=ANDERER INDEX


    Sicherheit gegen Betrug

    Bei Mobiltelefonen kann die Datenerfassung prinzipiell von einem beliebigen Punkt im Mobilnetz - also weltweit - vorgenommen werden.

    Besteht hier eventuell die Gefahr des Betrugs?

    In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass eine wesentliche Verbesserung der Datenqualität im Vergleich zur nachträglichen Papier-Dokumentation gegeben ist, da die Erfassung "jetzt", also zum aktuellen Zeitpunkt erfolgt. Eine spätere Manipulation der Zeiten kann auch ausgeschlossen werden. Zudem fallen deutlich weniger "rund" erinnerte Zeiten an, welche bekanntermaßen lieber auf- als abgerundet werden.

    Zwar ist es aufgrund der Mobilität eines Mobiltelefons in Funktion einer Erfass-Station technisch möglich, die Zeitbuchung auch an einem anderen Ort als dem Arbeitsplatz auszuführen (z. B. zu Hause, unterwegs), doch kann man bei jeglicher Zeiterfassung von dem eher ehrlichen Willen der Beschäftigten und der korrekten Erfassung der Arbeitszeiten ausgehen.

    Es gibt jedoch auch einige Kontrollmöglichkeiten. In der Programmschnittstelle für Kurznachrichten steht ein Feld zur Verfügung, das bereits eine grobe Zuordnung zum Absendeort ermöglicht.

    Falls der begründete Verdacht eines Betrugs vorliegt gibt es die Möglichkeit für die Funknetzbetreiber, den relativ genauen Standort dieses Mobiltelefons zu ermitteln. Die Standortbestimmung erfolgt über das nächstgelegene Sende/Empfangsrelais und die Empfangsfeldstärken auf bis zu wenige Meter genau.

    Aufgrund dieser Möglichkeit kann davon ausgegangen werden, dass ein vermeintlich Betrugswilliger entmutigt wird, da in diesem Fall langfristige Konsequenzen drohen.

    Für die weitere Sicherung und auch zur besseren Dokumentation etwa von Reisen sind Kombinationen von Mobilfunkgeräten mit GPS-Geräten (satellitengestützte genaue Positionsbestimmung) möglich (angewandt z.B. vom ADAC Notfallmeldungssystem). Auch die neueren Funknetzstandards wie UMTS sollen eine Übermittlung des Standorts ermöglichen. Das System INTARAP/mobil ist für die Protokollierung solcher Positionsdaten vorbereitet.

    Wenn die Arbeitsplatztelefone zur Datenerfassung eingesetzt werden (die Erfassung funktioniert ja auch mit einem Festnetztelefon) kann von einer sicheren Anwesenheit des Mitarbeiters am Arbeitsplatz ausgegangen werden.


    Hinweis zur Zeiterfassung am Arbeitsplatztelefon

    Bei der Zeiterfassung über das Arbeitsplatztelefon erfolgt die Zeitbuchung natürlich zu einem Zeitpunkt, an dem die Person sich bereits an ihrem Arbeitsplatz befindet. Da die Arbeitszeit gesetzlich aber bereits bei Betreten des Betriebsgeländes zu zählen hat, muss bei der Buchung am Arbeitsplatz eine Wegezeit hinzugezählt werden. Diese Funktionalität wird in der INTARAP Anwendung bereits zur Verfügung gestellt.

    Terminalnamen und Ortsangabe pro Erfassungsstelle

    Mit der SMS-Funktion U kann ja die Erfassungsstelle der letzten Buchung ermittelt werden, falls das durch die Einstellungen so zugelassen ist (siehe "U - StatUsanzeige zu einer Personalnummer").

    Dazu wird eine Ortsangabe der letzten Buchung angezeigt, bei Buchungen über INTARAP/mobil die Art der Buchung.

    Die Ortsangabe wird aus der INTARAP Parametrierung ermittelt (sie entspricht der Funktion "Personalanzeige" für Telefonzentrale). Bei Zeiterfassung über 5775-DNA (INTARAP Datenerfassung und Zutrittskontrolle) kann pro Ausweisleser eine Ortsbeschreibung hinterlegt werden, diese wird von der "U"-Funktion automatisch angezeigt.

    Weiterhin kann mittels der Text-Tabelle jedem Erfassterminal eine Ortsbezeichnung zugeordnet werden.
    Ein Beispiel:

     
    
    TEXT 32000 TERM:8804 Tor1 Werk Oberunterdingen
    TEXT 32001 TERM:PA02 Pforte Stammhaus
    TEXT 32002 TERM:PA09 Werk Bietigheim
    
    Bei Mobilerfassung wird als das Erfassgerät in Abhängigkeit von der möglichen Beeinflussung der Zeit wie folgt vergeben:
     
    
    TEXT 32100 TERM:AIRP Mobile Pausenbuchung
    TEXT 32101 TERM:AIR1 Mobil gemeldet
    TEXT 32102 TERM:AIR2 Mobil gemeldet per Anruf
    TEXT 32104 TERM:AIR4 Mobil gemeldet mit Zeitkorrektur
    TEXT 32105 TERM:AIR5 Mobil gemeldet Zeitkorrektur > 11 Minuten
    TEXT 32106 TERM:AIR6 Mobil gemeldet Zeitkorrektur > 30 Minuten
    TEXT 32107 TERM:AIR7 Mobil gemeldet Zeitkorrektur > 60 Minuten
    TEXT 32109 TERM:AIR9 Mobil nachgereicht mit Datums und Zeitangabe
    
    Dies sind dieselben Zeiterfass-"Terminals", die auch für INTARAP-Online-Sachbearbeiter zu sehen sind. Die entsprechenden Buchungen sind nur zulässig und möglich, wenn auch entsprechende Terminal-Einträge in der INTARAP Terminaltabelle vorhanden sind.


    INTARAP/mobil - die Betriebskosten

    Bei der Zeiterfassung

    Die Erfassung der Zeiten per SMS verursacht Gebühren von derzeit maximal DM 0,39 * 2 (Kommen, Gehen) * 20 Arbeitstage.
    Also ca. DM 16,- je PNR und Monat.
    (Handelt es sich um ein Privat-Telefon, so können die entstandenen Kosten dem Mitarbeiter zurückerstattet werden.)

    Wird für jedes Funknetz ein Empfangshandy bereitsgestellt (also bis zu 4), so können die SMS-Nachrichten zu wesentlich geringeren Gebühren versandt werden (netzinterner Versand, DM 0,15 bzw. DM 0,10).

    Bei Nutzung der der Anruf-Schnittstelle entstehen keine Telefongebühren!

    Bei der Informationsverteilung

    Findet die Informationsverteilung per eMail statt, entstehen beim Senden keine zusätzlichen Kosten.

    Für die Informationsverteilung per SMS bietet sich wiederum die Konstellation von je einem Sende-Handy pro Funknetz an. Damit

    1. fallen nur preisgünstige netzinterne SMS an

    2. kann bei den Netzen D2 und E2 von dem reduzierten Satz von DM 0,035 je SMS profitiert werden.

    Die Sendehandys können selbstverständlich auch gleichzeitig als Empfangshandy und als Anruf-Schnittstelle fungieren.


    INTARAP/mobil - Einsparpotential

    Die Einsparmöglichkeiten durch den Einsatz von INTARAP/mobil teilen sich in folgenden Punkte auf:

    1. Einsparung der Arbeitszeit für die Eingabe von "Stundenzetteln"

    2. Einsparung der Hardware für die Zeiterfassung (Ausweisleser) in abgelegenen bzw. kleinen Lokationen

    3. Da die Berechnung der Stunden für entfernt eingesetzte Mitarbeiter durch das Zeiterfassungsprogramm zentral erfolgt, entfällt jegliche Rechenarbeit bei der Verwaltung der Papierbelege.

    4. Durch die exakte (minutengenaue) Erfassung der Arbeitszeiten entfallen unvermeidliche Aufrundungen gegenüber schriftlichen Aufzeichnungen auf "Stundenzetteln".
    Schon in kürzester Zeit amortisiert sich aufgrund der Einspareffekte die Investition in INTARAP/mobil!

    Bereits durch das Einsparen weniger Minuten Arbeitszeit reduziert sich die Lohnsumme enorm.

    Hierfür ein simples Beispiel:
    Bei angenommenen Arbeitsplatzkosten von DM 10.000,- monatlich verursacht eine Arbeitsminute ca. DM 1,-.
    Durch die genauere Abrechnung reduziert sich die tägliche Arbeitszeit um ca. 5 Minuten (2 * ca. 2,5 Min. "Rundung").
    Dies entspricht einer Summe von ca. 5 Minuten * DM 1,- * 20 Arbeitstage = DM 100,- je Monat und PNR.
    Bei angenommenen 100 Monteuren ergibt sich die monatlich eingesparte Lohnsumme von DM 10.000,-.
    Die hier unterstellten Werte sind bewusst niedrig gehalten. Treten bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern größere Ungenauigkeiten auf, so ergibt sich schnell ein Vielfaches der hier errechneten Summe!

    Der finanzielle Vorteil für das Unternehmen ist noch wesentlich deutlicher, wenn es gelingt, durch eine verbesserte Mitarbeiter-Information die Zeiten zu verringern, die die Mitarbeiter damit verbringen, eigenen "Kontrollrechnungen" innerhalb der Arbeitszeit durchzuführen.
    In diesem Fall sind sämtliche Mitarbeiter in der Zeiterfassung betroffen.
    Beispiel: 2 Min. * 2.000 Mitarbeiter * 20 Arbeitstage
    Einsparpotential von DM 80.000,- je Monat.

    Die sehr gute Informationsqualität der aktuellen INTARAP/mobil Informationen per SMS und den Internet-Diensten kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.